Quanto custa de verdade um funcionário CLT

A pergunta aparece sempre do mesmo jeito: “quero contratar alguém por R$ 3.000, quanto isso me custa?”. A resposta sincera é que custa bem mais do que R$ 3.000 — e quanto mais depende, principalmente, de uma coisa que quase ninguém considera na hora de fazer a conta: o regime tributário da empresa.

Encargo e provisão: duas coisas diferentes

Antes dos números, vale separar dois conceitos que costumam ser misturados:

• Encargo é o que sai do caixa agora, junto com a folha.
• Provisão é o que vai sair depois, mas já está sendo gerado todo mês: férias e décimo terceiro, por exemplo.

Quem olha só o encargo acha que contratar custa menos do que custa. Quem ignora a provisão leva susto em novembro e nas férias.

O que sai todo mês

• FGTS — 8% sobre a remuneração. Vale para toda empresa, inclusive as do Simples. Não é desconto do empregado: é custo da empresa, depositado em conta no nome dele.
• INSS patronal — 20%. Aqui mora a maior diferença entre regimes.
• RAT — 1%, 2% ou 3%, conforme o grau de risco da atividade, ajustado por um multiplicador que considera o histórico de acidentes da empresa.
• Terceiros — até 5,8%, destinados ao Sistema S, ao salário-educação e a outras entidades, conforme a atividade.

A diferença que mais pesa: o seu regime

Empresas no Lucro Presumido ou no Lucro Real recolhem os 20% de INSS patronal, o RAT e os terceiros por fora, sobre a folha.

Já empresas do Simples Nacional enquadradas nos anexos I, II, III e V têm essa contribuição dentro do DAS — não pagam os 20% separadamente. A exceção é o anexo IV, que recolhe o INSS patronal à parte, como qualquer outra empresa.

Na prática, o mesmo salário custa bem diferente em duas empresas vizinhas. Antes de projetar contratação, confira em qual regime tributário você está e em qual anexo — e lembre que o CNAE é o que define esse enquadramento.

As duas contas, lado a lado

Salário de R$ 3.000, com RAT de 2% e terceiros de 5,8%. Empresa no Lucro Presumido:

• FGTS 8% — R$ 240
• INSS patronal 20% — R$ 600
• RAT 2% — R$ 60
• Terceiros 5,8% — R$ 174
• Desembolso mensal: R$ 4.074

Somando as provisões — décimo terceiro (8,33%), férias com um terço (11,11%) e o FGTS que incide sobre elas — o custo mensal equivalente passa de R$ 4.700. Cerca de 1,57 vez o salário combinado.

A mesma contratação numa empresa do Simples, anexo III: sem os 20%, sem RAT e sem terceiros, sobram FGTS e provisões. O custo fica perto de R$ 3.870, ou 1,29 vez o salário.

Mais de oitocentos reais por mês de diferença, pelo mesmo funcionário, por causa do regime. É esse o número que falta na maioria das planilhas improvisadas.

O que vai sair depois, mas nasce agora

• 13º salário: um doze avos por mês, cerca de 8,33% da folha.
• Férias mais um terço: aproximadamente 11,11% ao ano.
• FGTS sobre essas verbas: os 8% incidem também sobre décimo terceiro e férias.
• Multa de 40% do FGTS: devida na dispensa sem justa causa. Não acontece todo mês, mas acontece — e, em quem tem rotatividade alta, acontece com frequência.

Benefícios: o item que a planilha esquece

Vale-transporte é obrigatório quando o empregado solicita, e a empresa pode descontar até 6% do salário básico — o que passar disso é custo dela.

Vale-refeição, cesta básica, plano de saúde e auxílio-creche podem ser obrigatórios pela convenção coletiva da categoria, mesmo que a lei não exija. A convenção também costuma fixar piso salarial acima do mínimo e data de reajuste.

Ignorar isso não economiza — só adia a conta, e normalmente ela volta com correção.

Os custos que ninguém lembra de somar

• Exame admissional e demissional, obrigatórios.
• Uniforme e equipamento de proteção, quando a função exige.
• Treinamento inicial e o tempo de quem vai treinar.
• Tempo de gestão: alguém vai acompanhar ponto, férias, atestado e documentação.

Uma regra de bolso honesta

Para empresas fora do Simples, o custo total costuma ficar entre 1,5 e 1,8 vez o salário. Para empresas do Simples nos anexos I, II, III e V, entre 1,25 e 1,4.

Regra de bolso serve para ter uma ideia, não para fechar orçamento. O cálculo real depende do seu anexo, do RAT da sua atividade e da sua convenção coletiva — três variáveis que mudam de empresa para empresa.

Perguntas frequentes

Posso contratar por um valor e registrar outro na carteira?

Não. Registro com valor abaixo do que é realmente pago configura irregularidade grave, gera multa e, numa ação, costuma levar ao reconhecimento do salário real com todos os reflexos retroativos. Além disso, prejudica o próprio funcionário em benefícios previdenciários.

O custo do primeiro funcionário é diferente do segundo?

O custo proporcional é parecido, mas o primeiro traz despesas de estrutura que não se repetem: abertura de rotinas de folha, sistema, exames e a própria curva de aprendizado de quem vai gerir. Por isso ele costuma parecer mais caro do que a conta sugere.

Vale a pena pagar mais salário e menos benefício?

Depende da convenção coletiva. Se ela torna um benefício obrigatório, não há escolha: ele precisa ser concedido, independentemente do salário. Onde há liberdade, aumento de salário eleva encargos e provisões, enquanto alguns benefícios não têm a mesma incidência.

Contratar meio período reduz os encargos pela metade?

Reduz proporcionalmente, porque quase tudo incide sobre a remuneração. Mas atenção ao piso da categoria e às regras de jornada parcial, que têm limites próprios de horas e de horas extras.

O departamento pessoal da Debitei faz essa conta com os seus números antes de você assinar qualquer contrato. É mais barato descobrir o custo real antes do que depois.