O que enviar para a contabilidade todo mês (e por que o extrato é tão importante)
A qualidade da contabilidade de uma empresa depende de duas coisas: a competência de quem executa e a qualidade do que chega. A segunda parte é sua, e costuma ser a que falha.
A lista do mês
- Notas fiscais de venda emitidas no período, inclusive as canceladas.
- Notas fiscais de compra e de serviços tomados. Elas geram crédito e despesa dedutível.
- Extratos bancários completos de todas as contas, incluindo as pouco movimentadas.
- Extratos de cartão empresarial e de maquininha, com as taxas.
- Comprovantes de pagamento de impostos, taxas e tarifas.
- Folha e eventos de pessoal: admissão, demissão, férias, atestado, hora extra.
- Contratos novos ou alterados, de aluguel a empréstimo.
Por que o extrato é o documento mais importante
Ele é o único registro que mostra tudo que se moveu. Nota fiscal mostra a operação formal; o extrato mostra tarifas, juros, estornos, taxas de cartão e aquele pagamento que ninguém lembrou de comunicar.
Sem extrato, a contabilidade lança apenas o que foi informado, e o que ficou de fora simplesmente não existe nos relatórios. Depois, quando o balanço não fecha com a realidade, a origem quase sempre é essa.
Uma rotina que funciona
- Defina um dia fixo, por exemplo o quinto dia útil, para enviar tudo do mês anterior.
- Use uma pasta digital por mês, com subpastas de vendas, compras, banco e pessoal.
- Nomeie arquivos de forma consistente: data, fornecedor e valor.
- Comunique mudanças estruturais assim que acontecerem, e não no envio mensal: novo sócio, nova atividade, primeira contratação, nova conta bancária.
O que acontece quando falta
Despesa sem documento não é dedutível, o que aumenta o imposto. Receita sem nota vira omissão. Movimentação bancária sem origem identificada pode ser tratada como receita não declarada. E o relatório que volta para você descreve uma empresa que não existe.
Em resumo
Mande tudo, sempre na mesma data, com o extrato completo. É a ação de menor esforço e maior impacto na qualidade dos números que você usa para decidir.
