Conciliação bancária: a rotina chata que sustenta todo o resto

Conciliação bancária é comparar o que o seu controle diz que aconteceu com o que o extrato bancário mostra que aconteceu. Só isso. E, ainda assim, é a tarefa que mais sustenta a qualidade de todos os números de uma empresa.

O motivo é simples: fluxo de caixa, DRE e qualquer indicador partem dos lançamentos. Se os lançamentos não batem com o banco, todo o resto é ficção bem formatada.

O que a conciliação costuma revelar

• Pagamento feito em duplicidade, que ninguém percebeu.
• Tarifa, juros e anuidade que não estavam previstos em lugar nenhum.
• Recebimento de cliente que entrou e não foi baixado no contas a receber, gerando cobrança indevida.
• Assinatura de serviço que a empresa não usa mais há meses.
• Despesa pessoal do sócio paga pela conta da empresa.
• Venda no cartão cuja taxa real é maior do que a combinada.

Como fazer, na prática

• Defina a frequência. Semanal é o ideal para a maioria. Mensal já é tarde demais para corrigir algumas coisas.
• Baixe o extrato do período de todas as contas, incluindo cartão e maquininha.
• Compare linha a linha com o seu controle. Marque o que bate.
• Investigue o que sobrou dos dois lados: lançamento sem extrato e extrato sem lançamento.
• Corrija a origem, não só o número. Se a venda não foi baixada, o problema está na rotina de baixa, e ele vai se repetir.

Os três inimigos da conciliação

Conta misturada. Quando a conta da empresa paga supermercado e a conta pessoal paga fornecedor, a conciliação vira arqueologia. Separar as contas é pré-requisito, não detalhe.

Acúmulo. Conciliar três meses de uma vez leva muito mais do que o triplo do tempo, porque você já não lembra do contexto de cada lançamento.

Descrição genérica. Lançar como despesas diversas destrói a utilidade do dado. Categoria errada é quase tão ruim quanto lançamento ausente.

Quando a conta não fecha

Diferenças pequenas e recorrentes costumam ser tarifa, arredondamento de taxa de cartão ou juros. Diferenças grandes e pontuais costumam ser lançamento esquecido ou duplicado. Procure primeiro pelo valor exato da diferença no extrato: na maioria das vezes ele está lá, sozinho, esperando.

Em resumo

Uma hora por semana de conciliação transforma números em informação confiável. Sem ela, você toma decisão com base em uma planilha que apenas parece certa.