Prestação de contas no terceiro setor: o que entregar e para quem

Prestação de contas é o momento em que a entidade mostra que fez o que disse que faria, com o dinheiro que recebeu para isso. Soa burocrático, mas é o que sustenta a confiança — e o que libera o repasse seguinte.

Para quem se presta contas

Não é para um só destinatário, e cada um quer uma coisa:

• Associados ou conselho, pelo estatuto, normalmente em assembleia anual.
• Órgão público parceiro, quando há termo de fomento, colaboração ou acordo de cooperação.
• Doadores privados e financiadores, conforme o que foi combinado em contrato.
• Fisco, pelas obrigações acessórias de qualquer pessoa jurídica.
• Ministério Público, no caso das fundações.

O que a contabilidade precisa entregar

A norma contábil própria das entidades sem finalidade de lucros pede demonstrações específicas, com dois pontos que não existem em empresa comum:

• Segregação por projeto. Receita e despesa precisam ser identificáveis por fonte e por finalidade — não basta um resultado único.
• Trabalho voluntário registrado. O valor do trabalho doado é reconhecido na contabilidade, com base no valor de mercado do serviço. Ignorar isso subestima a entidade.

Além disso, entram o balanço patrimonial, a demonstração do superávit ou déficit, a demonstração das mutações do patrimônio líquido, a dos fluxos de caixa e as notas explicativas — que, no terceiro setor, costumam ser a parte mais lida.

O que o órgão público costuma exigir

• Relatório de execução do objeto: o que foi feito, com qual alcance.
• Relatório de execução financeira, com despesas conciliadas aos extratos.
• Notas fiscais e comprovantes em nome da entidade, com identificação do projeto.
• Extrato da conta específica da parceria, quando exigida.
• Comprovação de que os recursos não foram usados fora do objeto.

O hábito que resolve

Prestação de contas feita no fim do projeto é sempre dolorosa. Feita mês a mês, vira rotina: conciliar o extrato, arquivar o comprovante com a identificação do projeto e registrar a despesa na conta certa.

A conciliação bancária é a tarefa que sustenta todo o resto, aqui como em qualquer organização.

A rotina mensal que sustenta tudo

• Conciliar o extrato de cada conta, inclusive as específicas de projeto.
• Arquivar cada comprovante com a identificação do projeto e da rubrica.
• Conferir se a despesa cabe no objeto e no período de vigência.
• Registrar as evidências da execução: lista de presença, foto, relatório de atividade.
• Lançar o trabalho voluntário do mês.

São cinco tarefas que cabem em meia hora por mês e substituem a corrida de três semanas no fim do projeto. A prestação de contas deixa de ser um evento e vira consequência.

Perguntas frequentes

Posso pagar despesa do projeto pela conta geral da entidade?

Quando a parceria exige conta específica, não. E mesmo quando não exige, misturar dificulta a comprovação. O caminho seguro é manter a movimentação separada e identificável.

Comprovante sem nota fiscal vale?

Depende da natureza da despesa e das regras da parceria. Em regra, exige-se documento fiscal idôneo em nome da entidade. Recibo simples costuma ser aceito apenas em hipóteses limitadas e previstas.

O que acontece se a prestação for rejeitada?

Pode haver obrigação de devolver os valores, com correção, além de restrições para novas parcerias. Por isso vale resolver pendências durante a execução, e não no fim.

Preciso registrar o trabalho voluntário mesmo sem pagar nada?

A norma contábil do setor determina o reconhecimento, com base no valor que seria pago pelo serviço. Isso dá dimensão real à operação e costuma fortalecer a entidade perante financiadores.

A contabilidade para o terceiro setor da Debitei organiza a rotina mensal para que a prestação de contas seja consequência, e não corrida.