Contas a pagar e a receber: montando uma rotina que não deixa nada passar

Toda empresa tem duas filas correndo em paralelo: o dinheiro que vai sair e o dinheiro que vai entrar. Quando as duas filas existem só na cabeça do dono, o resultado é previsível: boleto pago com juros e cliente que atrasou sem ninguém perceber.

O que cada registro precisa ter

Tanto faz se é planilha ou sistema. O que importa é que cada lançamento responda a cinco perguntas:

• Quem? Fornecedor ou cliente, identificado.
• Quanto? Valor previsto e, depois, valor efetivo.
• Quando? Data de vencimento, que é diferente da data de emissão.
• O quê? Categoria, para que o relatório sirva para alguma coisa.
• Como? Forma de pagamento e situação: previsto, pago, atrasado, cancelado.

Contas a pagar: trabalhe por lote

Em vez de pagar conta todo dia, defina dois dias fixos na semana para pagamentos. Isso reduz o custo de troca de contexto, concentra a conferência e cria previsibilidade de caixa.

Antes de cada lote, confira três coisas: o valor bate com o pedido, o serviço foi entregue e a nota existe. Pagar sem nota é criar um problema fiscal para resolver depois.

Contas a receber: a cobrança começa antes do vencimento

A maior parte da inadimplência pequena não é má fé: é esquecimento. Um lembrete três dias antes do vencimento resolve boa parte dela, e não soa como cobrança.

Monte uma escada curta e previsível:

• Três dias antes: lembrete cordial com o boleto anexo.
• No dia seguinte ao vencimento: aviso de que não identificamos o pagamento.
• Sete dias: contato direto, por telefone, para entender a situação.
• Quinze dias: proposta de parcelamento ou início do processo formal.

O ponto central é que a escada exista e seja sempre a mesma. Cobrança improvisada vira constrangimento, e constrangimento faz o dono adiar a cobrança.

O indicador que importa

Acompanhe o prazo médio de recebimento e o prazo médio de pagamento. Se você recebe em 45 dias e paga em 20, a sua empresa está financiando a cadeia com o próprio caixa, e vai precisar de capital de giro para sustentar isso.

Aproximar os dois prazos costuma ser a forma mais barata de aliviar o caixa, bem antes de pensar em empréstimo.

Em resumo

Duas filas, cinco informações por lançamento, dois dias fixos de pagamento e uma escada de cobrança que não muda. É uma rotina simples, e é ela que separa a empresa que sabe o que vem pela frente da que descobre no susto.