Substituição tributária: quando sobra crédito e quando falta

Na substituição tributária, o ICMS da cadeia inteira é recolhido lá na frente, pelo fabricante ou pelo importador, com base num preço presumido de venda ao consumidor. O problema começa quando a venda real acontece por um valor diferente do presumido.

Por que sobra crédito

O imposto foi calculado sobre um preço estimado. Se o comércio vendeu por menos — por promoção, por concorrência, por margem real menor que a presumida —, pagou-se imposto sobre valor que nunca existiu.

A diferença entre a base presumida e a base efetiva é justamente o crédito. Para varejo com giro alto e margem apertada, esse valor costuma ser relevante.

Quem costuma ser atingido

• Varejo de bebidas, autopeças, material de construção, cosméticos e outros segmentos com lista extensa de produtos substituídos.
• Comércio que pratica desconto com frequência, ou que opera com margem menor que a estimada pela norma.
• Empresas que vendem para outro estado, com regimes diferentes entre origem e destino.

O outro lado: quando falta

Vale a honestidade: a lógica também funciona ao contrário. Se a venda real for maior que a base presumida, pode haver complemento a recolher, conforme a legislação do estado.

Ou seja, revisar substituição tributária é olhar para os dois lados. Quem só procura crédito e ignora o complemento entrega um diagnóstico incompleto — e expone a empresa.

O que torna o trabalho possível

• Arquivos fiscais com as notas de entrada e de saída, item a item.
• Cadastro de produtos com classificação correta e indicação de quais estão sujeitos ao regime.
• Histórico de preços praticados, que é o que demonstra a base efetiva.
• Legislação do estado em que a operação ocorreu, porque o procedimento varia.

Sem o cadastro de produtos confiável, qualquer número sai frágil. É comum o trabalho começar justamente por arrumar esse cadastro — o que, por si só, já corrige a apuração daqui para a frente.

O que revisar na prática

• Cadastro de produtos: classificação fiscal e indicação de quais estão no regime.
• Base presumida aplicada contra o preço efetivamente praticado.
• Operações interestaduais, onde origem e destino podem ter regras diferentes.
• Segregação de receita na apuração, no caso das empresas do Simples.
• Os dois lados: o que sobra como crédito e o que falta como complemento.

Começar pelo cadastro de produtos costuma parecer o caminho mais chato e é o mais produtivo: ele corrige o que ainda está acontecendo todo mês, além de dar base ao que se quer recuperar do passado.

Perguntas frequentes

Vale para empresa do Simples Nacional?

Produtos sujeitos à substituição tributária têm tratamento específico também no Simples, com segregação de receita na apuração. A falta dessa segregação é uma das origens de pagamento a maior.

Preciso de ação judicial?

Depende do estado e da hipótese. Em várias situações há procedimento administrativo próprio de ressarcimento, com formulário e prazo definidos na legislação estadual.

Quanto tempo de histórico posso revisar?

Vale a mesma lógica do prazo de cinco anos, observadas as regras do estado. Por isso a prioridade deve começar pelos períodos mais antigos.

E se o meu cadastro de produtos estiver errado?

Aí o primeiro ganho é justamente corrigi-lo. Cadastro errado faz a empresa pagar a mais todo mês, e o crédito do passado é consequência desse mesmo erro.

A recuperação de créditos tributários da Debitei revisa os dois lados da conta, porque é isso que protege a empresa.